[Cin.Net]‘ten firmalar için çok özel bir çözüm: Dijital Arşiv. Doküman kalabalığı artık dert değil! Dijital Arşiv ile farklı nitelikteki belgeler taranır, veritabanına yüklenir, hem siz hem müşterileriniz bir ‘tık’la kolayca erişir.
Kuruluşumuzdan beri paket / özel dijital arşiv ve doküman yönetimi uygulamaları geliştiriyoruz. Gümrük müşavirlerine yönelik geliştirdiğimiz, eGümrük uygulamalarından biri de “dijital arşiv” uygulaması olan ArşivGümrük’tür. Bunun yanında lojistik firmaları ve dernekler için de özel dijital arşiv uygulamaları geliştirdik.
Geliştirdiğimiz dijital arşiv ve doküman yönetimi uygulamalarının iki farklı çalışma şekli mevcuttur. Bunlardan birincisi; uygulamanın, müşterinin var olan programlarıyla / veri yapılarıyla entegre çalışmasıdır. Bu sayede dijital arşiv uygulaması müşterinin programlarında kullandığı tekil bir veri ile (dosya, pozisyon, referans numarası, kod, ID vs.) tüm ilişkiyi kurar. Müşterinin programlarındaki pek çok veri dijital arşiv uygulamasında kullanılabilir, uygulamalar arasında geçiş sağlanabilir. Diğer çalışma şekli ise uygulamanın kendi veri yapısı ile çalışmasıdır. Bu sayede dijital arşiv uygulaması kendi tekil verilerini, arama alanlarını hazırlar.
Her iki yapıda da bulunan, dijital arşiv ve doküman yönetimi uygulamalarımızın genel özellikleri şu şekildedir:
- Doküman tarama işlemleri, kendi tarama programı üzerinden yapılabileceği gibi, başka tarama programları ile de tarama yapılabilir
- Uygulamaya dokümanlar, genel olarak tüm dijital arşiv uygulamalarındaki gibi, TIFF formatında taranır. Bunun yanında bilinen pek çok türdeki belgeyi de destekler. (jpg, pdf, doc, xls, csv, txt, zip gibi…)
- Uygulamanın ara yüzleri web tabanlı, servisleri ise masaüstü (exe)dir. Uygulamaya yerel ağdan ve genel ağdan verilen izinler doğrultusunda erişilebilir.
- Uygulama, OCR (Doküman Karakter Tanımlayıcı) servisi ile taranan dokümanların türünü belirleyebilir. Bu türler için gereken anahtar kelimeler değiştirilebilir. Geçmişe dönük OCR işlemi de yaptırılabilir.
- Uygulamada farklı kullanıcı hesap türleri kullanılabilir. (“yönetici”, “kullanıcı”, “müşteri” vb.)
- Uygulamada tüm hesap türleri için geniş kapsamlı yetkilendirme ve izin yönetimleri mevcuttur. Yetki grupları ile departmanlara ve doküman türlerine göre kısıtlamalar mümkündür. Tüm hesap türleri için erişim sınırlama imkanları vardır. (Yerel ağda yetkilendirme, IP filtreleme gibi)
Uygulama güvenlik önceliğiyle hazırlandığı için yetkisiz evrak ve bilgilere erişim mümkün değildir. Dijital belgelerin orijinalleri web’e açık olmayan bir dizinde ve kendine özgü bir dizim algoritması ile tutulur. Hatalı şifre girişlerinde hesaplar kilitlenir.- Uygulamada dokümanları tekli veya çoklu indirmek, yazdırmak, paketlemek mümkündür.
- Tüm bunların yanında, uygulamada genel olarak; çöp kutusu, toplu onay, süre sonu takibi, gruplama, gizleme, e-posta ile gönderme gibi özellikler ve esnek arama formları mevcuttur.
